議事録の書き方

議事録の書き方のコツと作成書式。見本例やテンプレートなどはビジネス文書サイトにもあるが、社内会議は規定フォーマットや作り方を確認しながら議事録の書き方をマスターしましょう。

議事録の書き方のコツ

議事録の書き方のコツについてまとめてみました。議事録を作成する目的は、会議の内容を記録しどのような事が話し合われた結果、どんな決定に至ったかを伝えるものです。特に株主総会議事録は定時・臨時共に株主に必ず渡されますし、役員報酬を変更する際には議事録は不可欠です。有限会社でも「社員総会」としていたものが「新会社法」施行以来が変わって「株主総会」の議事録が必要になりました。

取締役会やどのような議事録においても言えることですが、 一番重要なのは「会議で決まったことは何か」を記載すること。決裁権限者（多くは社長）がどう判断したのかを記載すること、日時、数量、場所、手段など具体的なデータ項目が正確に記入されていること、そして場合によっては「誰の」発言を受けて「誰が」何を「言った」「する」のかなどを詳細に綴る必要もあります。

そのため作成担当者は会議中とにかくメモを取ることに集中しなければなりません。録音していても誰の声かわからなかったり、小さくて聞き取れないケースも多くあります。この点にも注意しながら議事録の書き方のコツを理解しましょう。

議事録の作成書式

議事録の作成書式について。ビジネス文書としての見本例やテンプレートなどは多くのサイトでダウンロードできますし、会社によってはフォーマットが決まっている場合もあります。ここでは一般的な書式をご紹介しますので雛形として参考にしてもらえればと思います。

まずは「標題」です。読み手にひと目で会議の概略がわかるようにしましょう。次に日時ですが、日時の表記は「西暦」と「24時間表示」が基本です。時には裁判の証拠にもなるものですから、何時何分まで記すのが望ましいでしょう。開催場所と出席者も性格に。また出席者は部署や役職によって序列がありますから注意の事。内容要旨（決定事項）は３項目までが基本で「具体的な数字」「方法」「事実」も記しましょう。

この後に詳細内容をつけて各人のメインとなった発言も記す場合があります。次回会議日程あるいは所見を書くか書かないかは会社の規定とその時の状況によりますが、多くはこのような様式になります。

国会の議事録

国会では演壇の側に速記者席があり、本会議の場合は4人の速記者が速記で議事録をとっています。速記者は2人一組で担当し、10分ないし5分の担当時間を過ぎると次の組と交代して、事務室へ戻り自分の書いた速記符号記録文を読みながらパソコンに通常の日本語で入力をします。

明治23年の帝国議会開設以来、現在では議院規則「議事は、速記法によつてこれを速記する」という決まりによる伝統でしたが、現在は録画ビデオの活用、音声認識システムの検討がすすめられ、速記者の養成も廃止されたそうです。

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